Politique de Confidentialité
Votre vie privée est d’une importance capitale pour Me Noémie Loup Lafrenière, notaire, située au Québec. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations personnelles dans le cadre de nos services notariaux, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « Loi 25 » ou « Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé »).
1. Collecte de vos informations personnelles
Nous recueillons les informations personnelles nécessaires à la prestation de nos services notariaux, à l’exécution de nos obligations légales et déontologiques, et à la gestion de notre relation avec vous. Ces informations peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Informations d’identification : Nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’assurance sociale (lorsque requis par la loi), pièce d’identité (permis de conduire, passeport).
- Informations financières : Renseignements bancaires, informations relatives à vos biens immobiliers ou mobiliers, revenus, dettes, informations fiscales.
- Informations familiales : État civil, nom du conjoint, noms et dates de naissance des enfants, informations sur les liens de parenté.
- Autres informations pertinentes : Tout renseignement nécessaire à la rédaction d’actes notariés (testaments, mandats de protection, contrats de mariage, actes de vente, hypothèques, etc.) ou à la prestation de conseils juridiques.
Nous recueillons ces informations directement auprès de vous, mais aussi, avec votre consentement ou lorsque la loi l’autorise, auprès de tiers (par exemple, des institutions financières, des courtiers immobiliers, des agents d’assurance ou des registres publics).
2. Utilisation de vos informations personnelles
Vos informations personnelles sont utilisées exclusivement aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, soit principalement pour :
- Prester les services notariaux demandés : Rédaction, lecture et signature d’actes, conseils juridiques, vérifications nécessaires.
- Exécuter nos obligations légales et déontologiques : Tenue des registres, rapports aux autorités compétentes (par exemple, le Registre foncier, le Registre des droits personnels et réels mobiliers, Revenu Québec, l’Agence du revenu du Canada), vérification de l’identité.
- Communiquer avec vous : Pour vous informer de l’avancement de votre dossier, pour fixer des rendez-vous, ou pour répondre à vos questions.
- Gérer et administrer notre étude : Facturation, recouvrement, gestion des dossiers.
Nous n’utiliserons pas vos informations personnelles à d’autres fins sans votre consentement, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise.
3. Partage et divulgation de vos informations personnelles
La confidentialité est au cœur de notre profession. Vos informations personnelles ne sont partagées ou divulguées à des tiers que dans les situations suivantes :
- Avec votre consentement explicite : Par exemple, à des institutions financières pour un prêt hypothécaire, à un autre professionnel (avocat, comptable) impliqué dans votre dossier, ou à des membres de votre famille selon vos instructions.
- Lorsque requis par la loi ou une ordonnance judiciaire : Par exemple, pour se conformer à une demande des autorités fiscales ou d’une cour de justice.
- Pour se conformer à nos obligations déontologiques : Par exemple, pour les vérifications d’identité requises par la Loi sur le notariat.
- À nos fournisseurs de services : Nous pouvons faire appel à des tiers pour des services essentiels (ex. : services informatiques, archivage sécurisé), mais ils seront liés par des accords de confidentialité stricts et n’auront accès qu’aux informations nécessaires à l’exécution de leur mandat. Ils sont tenus de protéger vos informations conformément à cette politique.
- Dans le cadre de la vente ou de la fusion de l’étude : En cas de vente de l’étude ou d’une partie de celle-ci, vos informations pourraient être transférées à l’acheteur, qui serait alors tenu de respecter cette politique de confidentialité ou d’en mettre en place une offrant une protection équivalente.
Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos informations personnelles à des tiers à des fins commerciales.
4. Conservation de vos informations personnelles
Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles ont été recueillies, pour nous conformer à nos obligations légales (notamment la période de conservation des actes notariés et des dossiers en vertu de la Loi sur le notariat et des règlements de la Chambre des notaires du Québec), et pour résoudre tout litige. Une fois cette période écoulée, vos informations sont détruites de manière sécuritaire ou anonymisées.
5. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives raisonnables pour protéger vos informations personnelles contre l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la divulgation, la perte ou la destruction. Ces mesures incluent :
- La protection de nos locaux et de nos systèmes informatiques.
- Des contrôles d’accès stricts aux informations.
- L’utilisation de pare-feu et de logiciels antivirus.
- La formation de notre personnel sur les bonnes pratiques de confidentialité.
- La sauvegarde régulière de nos données.
Malgré nos efforts, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue.
6. Vos droits
Conformément à la législation québécoise sur la protection des renseignements personnels, vous avez les droits suivants concernant vos informations personnelles :
- Droit d’accès : Vous pouvez demander à consulter les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de vos informations si elles sont incomplètes, inexactes ou équivoques.
- Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles à tout moment, sous réserve de nos obligations légales ou contractuelles. Un retrait de consentement pourrait affecter notre capacité à vous fournir certains services.
- Droit à la portabilité (sous certaines conditions) : Vous pouvez demander à recevoir une copie de vos informations personnelles dans un format structuré et couramment utilisé.
- Droit à l’oubli (sous certaines conditions) : Vous pouvez demander la suppression de certaines de vos informations.
- Droit de porter plainte : Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter par écrit à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous traiterons votre demande dans les délais prescrits par la loi.
7. Responsable de la protection des renseignements personnels
Me Noémie Loup Lafrenière, notaire est le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre étude. C’est la personne à contacter pour toute question, préoccupation ou demande relative à cette politique de confidentialité ou à la gestion de vos informations personnelles.
Coordonnées du responsable :
Me Noémie Loup Lafrenière,
Notaire et Responsable de la protection des renseignements personnels
665, rue St-François-Xavier, Terrebonne J6W 1G5
438 509-1015
nlpl@meloup-notaire.ca
8. Modifications de cette politique
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web [si applicable] ou sur demande à notre bureau. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement.
Dernière mise à jour : 14 juillet 2025
